NUEVAS VERSIONES ISO: PREGUNTAS FRECUENTES

Las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 fueron revisadas y publicadas nuevas versiones en septiembre de 2015. Todas las empresas que actualmente están certificadas con las versiones antiguas, tienen hasta septiembre de 2018 para realizar la transición. A continuación, les mostramos algunas de las preguntas más frecuentes para empezar a explorar los cambios de la nueva norma.

¿Dónde puedo obtener información sobre los cambios de la nueva Norma?

NQA pone a su disposición un documento con los Conceptos Claves otro denominado Análisis de las deficiencias, donde se detallan los principales cambios entre las versiones. También hay videos disponibles, puede verlos aquí.

Estoy certificado en la Norma ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004. ¿Por dónde empiezo?

  1. Consiga una copia de la nueva versión. Como verá, el mayor cambio se produce en su introducción, con el denominado Anexo SL.
  2. De forma paralela, busque y lea los documentos Conceptos Claves y Análisis de las deficiencias para orientarse mejor.
  3. Observe cómo su empresa gestiona actualmente aquellas áreas que han cambiado y cómo se relacionan con su Sistema o Sistema Integrado.
  4. Proyecte un Plan de transición y los tiempos: cómo y cuándo realizará la revisión de su Sistema de Gestión. Consulte a NQA las opciones de transición de las que dispone.
  5. Tenga en cuenta la formación que puede necesitar su empresa para desarrollar las habilidades y conocimientos necesarios que le ayudarán a afrontar los cambios de forma correcta.

¿Cuáles son los cambios en la nueva versión?

Cómo mencionábamos antes, el Anexo SL es el principal y mayor cambio de las nuevas Normas ISO. En el documento ‘Análisis de las deficiencias’ se incluyen los detalles de todos los cambios realizados, incluido el Anexo SL.

¿Cuándo puedo empezar el proceso de Transición?

Puede ser útil que usted comunique internamente el cambio al que tienen que acogerse. Sin embargo, debe tener presente que su sistema está certificado en la versión antigua y, por lo tanto, tiene que cumplir con sus requisitos hasta que la transición sea completa. Nuestro equipo de asesores está a su disposición para responder cualquier duda que tenga al respecto.

¿Es necesario estar preparado para la Transición de manera inminente?

No. Su empresa tiene hasta septiembre de 2018 para realizar la transición. Usted decide cuándo realizar el cambio en un punto de ese periodo. No obstante, NQA le aconseja que no retrase demasiado la realización de un plan de transición, que incluya el establecimiento y la comunicación de su fecha límite. De este modo, tendrá más margen de maniobra y podrá gestionar mejor este cambio de versión.

¿La Transición supondrá un aumento de días de auditoría y, por lo tanto, de coste?

Si usted lo desea, NQA podrá actualizar la versión de su certificación durante la rutina de Auditorías de Recertificación o Seguimiento. También existe la posibilidad de realizar una Auditoría Especial adicional (sólo se realizará una vez). Si quiere que su actualización forme parte del ciclo normal de auditoría (Recertificación/Seguimiento) deberá comunicárnoslo por adelantado para garantizarle una planificación efectiva. Cada actualización de cada cliente necesitará ser estudiada para determinar cuántos días adicionales (de pago) se requieren, si fuese el caso. Nuestro equipo de asesores se pondrá en contacto con usted para comunicarle las diferentes opciones de las que dispone su empresa.

¿Durante cuánto tiempo será válida y se podrá auditar la versión de la Norma ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004?

El estándar actual será reconocido y se puede auditar hasta el final del periodo de transición de 3 años para las normas ISO 9001: 2015 e ISO 14001:2004 (septiembre de 2018). Sin embargo, NQA no emitirá nuevos certificados con las normas ISO 9001: 2008 o ISO 14001:2004, doce meses después de la publicación de la nueva versión, esto es, septiembre de 2016. Sí se podrán realizar Auditorías de Seguimiento en base a las versiones antiguas.

Tenga en cuenta que todas las organizaciones deben realizar la transición a la nueva norma en el plazo establecido, momento en el que los certificados de la norma ISO 9001: 2008 e ISO 14001:2004 ya no serán válidos.

¿Puedo realizar la Transición en mi auditoría de Recertificación de 2016?

Sí, si demuestra que su sistema de gestión cumple con los requisitos de la nueva versión.

Actualmente estoy implementando la certificación en la Norma ISO 9001 o ISO 14001, ¿qué debo hacer?

Continuar como estaba previsto – Recuerda que todavía tienes hasta septiembre de 2018 para realizar la transición a la nueva versión y nuestros asesores le ayudarán con sus planes de transición. Puede observar el Anexo SL para orientar su preparación hacia la transición.

La versión 2015 de la Norma no contiene un requisito para que exista un Representante de la dirección, ¿cómo afecta esto a NQA?

NQA seguirá necesitando, al menos, un interlocutor designado en todos aquellos asuntos relacionados con la certificación y la organización de las visitas de auditoría. No creemos que este hecho suponga ningún impacto en nuestra relación con los clientes.

¿Y si decido realizar la Transición sin respetar el ciclo de las visitas previstas?

Por nuestra parte, ningún problema. No obstante, al estar fuera de las visitas programadas (Recertificación/Seguimiento) serán necesarios días adicionales (y por lo tanto, gastos extras) que se determinarán según el caso concreto de cada cliente. Póngase en contacto con nosotros tan pronto como sea posible para que lo planifiquemos correctamente.

¿Existe un coste por la renovación del certificado?

No, las renovaciones de certificado no conllevan coste alguno.

¿Cómo puedo saber en qué parte del proceso de Transición se encuentra mi sistema de gestión?

Nuestros asesores trabajarán estrechamente a su lado y seguirán su progresión hacia el nuevo estándar.

¿Cómo va a ayudarme NQA en este proceso?

Todo el equipo NQA está capacitado para responder cualquier pregunta que tenga. NQA podrá aconsejarle para cumplir los nuevos requisitos, pero tenga en cuenta que depende de usted planificar e implementar los cambios dentro de su negocio. NQA pone a su disposición numerosa documentación al respecto.

¿NQA tiene formación disponible?

Actualmente NQA ha programado un curso de actualización de ISO 9001:2015 de 1 día y un curso de actualización de ISO14001:2015 de medio día. Haga clic aquí para obtener más información sobre nuestros cursos de transición.

Tengo dudas sobre mi certificación, ¿con quién puedo hablar ahora?

Usted puede ponerse en contacto con nosotros mandando un mail a administracion@nqa.es o a través del teléfono 979 701 912.

Tengo un Sistema Integrado que incluye la Norma ISO 9001, la ISO 14001 y las OHSAS 18001, ¿cómo afectará a mi Sistema Integrado y a la Transición los cambios de las nuevas versiones?

El Anexo SL le ayudará en su proceso de integración de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 (prevista para octubre de 2016). Si su sistema integrado incluye la 9001 y la 14001 no tendrá problemas. Si su sistema, incluye, además, la nueva ISO 45001 (sustituye a la OHSAS 18001) tendrá que decidir sobre las fechas de transición y los planes de transición, debido a que las fechas de su publicación son diferentes.

PRÓXIMOS PASOS

Averigüe los cambios de las normas para entender su impacto y cómo éstos afectarán a su negocio y asegúrese que los Responsables del Sistema de Gestión y Auditores Internos conocen y comprenden las diferencias que el Anexo SL (Estructura y texto comunes) traerán al diseño, operatividad y funcionamiento de su Sistema.
Comunique a NQA cualquier duda que tenga referente a los cambios en las versiones de las normas y recuerde: cree un plan de transición y asegúrese de que gerencia se involucra desde el principio.

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