NUEVAS ISO 2015: GUÍA DE TRANSICIÓN PARA CLIENTES

ANTECEDENTES DEL CAMBIO – ANEXO SL

Durante años la Organización Internacional de Normalización (ISO) ha publicado muchas normas de sistemas de gestión de ámbitos tan dispares como la Calidad, Medioambiente, Energía o Seguridad de la información. A pesar de compartir elementos comunes, todas estas normas ISO poseían diferentes estructuras y características peculiares, lo que podía causar algunos problemas durante su implantación, en particular, a la hora de integrar varios Sistemas de Gestión.

En abril de 2012,  la ISO publicó el Anexo SL. La introducción de este Anexo garantiza la consistencia entre las futuras normas y sus revisiones. Además, facilita su lectura y comprensión.

PLAN DE ORIENTACIÓN PARA REALIZAR LA TRANSICIÓN

Nuestro objetivo es proporcionarle una orientación y herramientas útiles para hacer la transición lo más fluida y sencilla posible sin que repercuta en su bolsillo.

Cómo usar esta guía:

1. Lea las Directrices Generales de la Transición.
2. Revise sus opciones de Transición.
3. Comunique a NQA si no desea realizar la Transición en su próxima auditoría de Recertificación.
4. Complete el documento ‘Análisis de las deficiencias’ (Gap Analysis Tool) para identificar los cambios necesarios.
5. Revise el soporte adicional – incluidas las descargas proporcionadas

FASE 1: GUÍA PARA LA TRANSICIÓN ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015

1. El Foro Internacional de Acreditación (IAF) ha declarado que aquellas organizaciones certificadas por las Normas ISO 9001: 2008 e ISO 14001:2004 tendrán 3 años para realizar la transición de sus Sistemas de Gestión.

2. Todos los certificados vigentes y válidos estas Normas expiran tres años después de la publicación de la norma ISO 9001: 2015 (publicada en septiembre de 2015).

3. El paso de las versiones 2008 y 2004 a la versión 2015 se llevará a cabo durante una sola visita. Para excepciones, ver Fase 2 (Opción 2) más abajo.

4. Hasta que se complete la transición, el SGC de la organización debe mantener el cumplimiento con la Norma de la versión antigua. Cuando se detecte una desviación, se abrirá una No Conformidad y deberá ser atendida por el proceso de Acción Correctiva actual.

5. Las nuevas versiones permiten un menor número de procedimientos documentados. Mientras se prepara la documentación del SGC para el cumplimiento de la nueva norma, no se deben eliminar procedimientos requeridos por las normas ISO 9001: 2008 e ISO 14001:2004

6. Si el certificado actual de su organización expira antes de que usted realice la transición completamente, es posible que se vuelva a certificar con la versión anterior (sujeto a un período de corte para permitir la transición posterior). La fecha de expiración de este nuevo certificado será el tercer aniversario de la publicación de la versión 2015, como se mencionó anteriormente.

7. Una vez demuestre que su organización cumple los requisitos de la nueva versión satisfactoriamente, NQA le emitirá un nuevo certificado. Como es la práctica actual, todas las No Conformidades Mayores deben cerrarse formalmente. Aquellas Acciones Correctivas relacionadas con las No Conformidades Menores deberán ser recibidas y aceptadas por NQA, antes de la emisión de un certificado.

8. Antes de realizar la auditoría de transición, los clientes están obligados a completar la tabla 1 (Nuevos Conceptos) y tabla 2 (Requisitos) del documento de ‘Análisis de las deficiencias de transición’. Igualmente, desde NQA, instamos a nuestros clientes a completar una auditoría interna y Revisión por la dirección en relación a la nueva Norma, ya que este ejercicio sirve tanto para garantizar que todos los requisitos se han abordado en el sistema, como para proporcionar una fácil referencia a estos requisitos durante la Auditoría de transición.

FASE 2: OPCIONES DE TRANSICIÓN

Basándonos en la línea de tiempo establecida de tres años, hemos desarrollado las tres opciones siguientes para facilitar y ajustar su criterio de aplicación. Cada opción tiene diferentes implicaciones en cuanto a tiempo y coste de la transición.

OPCIóN 1  (Transición-Recertificación) Recomendada como la mejor opción por defecto

  • Esta transición se realizará en el momento de la Auditoría de recertificación. NQA recomienda que utilice esta oportunidad para llevar a cabo la auditoría de transición, ya que reducirá al mínimo la cantidad de tiempo de auditoría adicional necesaria durante un ciclo de auditoría de tres años.
  • NQA seleccionará automáticamente esta opción a menos que su organización comunique lo contrario.
  • Si lo desea, puede adelantar su próxima Recertificación. Para ello, deberá ponerse en contacto con NQA con antelación. Si consiguiese la certificación, reiniciará el ciclo de certificación de tres años y el certificado válido hasta la fecha.
  • Si su visita de Recertificación está planificada entre los meses de septiembre de 2015 y septiembre de 2016 y no están preparados para la transición, NQA le recomienda tener en cuenta las opciones 2 ó 3.

 

OPCIóN 2 (Transición-Seguimiento)

  • La transición completa se llevará a cabo el día de la Auditoría de Seguimiento/Mantenimiento establecido.
  • Se añadirá tiempo adicional a la visita hasta realizar una evaluación completa de la nueva versión. Este tiempo será igual, como mínimo, a la duración de una auditoría de Recertificación.
  • Si consiguiese la certificación, NQA emitirá un nuevo certificado y se reiniciará el ciclo de certificación de tres años y el certificado válido hasta la fecha.

 

 OPCIóN 3 (Transición-Visita especial) 

  • Se realizará una Auditoría especial o visita independiente (bajo petición del cliente y fuera de la secuencia anual). O bien, cuando el certificado actual expire antes de que se haya realizado la auditoría de transición.
  • Al ser adicional a sus actividades de certificación existentes, incurrirá en gastos adicionales.
  • Si consiguiese la certificación, NQA emitirá un nuevo certificado y se reiniciará el ciclo de certificación de tres años y el certificado válido hasta la fecha.

 

A tener en cuenta: Cuando se vaya a programar su Auditoría de transición, se le informará (en los casos que sea necesario) de los días adicionales requeridos y, por tanto, la duración y coste de la auditoría. 

FASE 3: INFORME A NQA

Si decide no realizar la transición en su próxima Auditoría de Recertificación, no será necesario que haga nada. En cualquier caso, le rogamos nos comunique su decisión al correo electrónico administracion@nqa.es para poder planificar su próxima auditoría de transición.

Si alguna de las opciones de transición no le han quedado claras o tiene cualquier duda en relación a este tema, por favor llame al 979 701 912.

FASE 4: GAP ANALYSIS TOOL

La herramienta ‘Análisis de las deficiencias’ proporciona un marco sencillo para la evaluación de su Sistema de Gestión de Calidad según los requisitos de la norma ISO 9001: 2015 e ISO 14001:2015. Se divide en dos tablas:

Parte 1: Nuevos conceptos – Donde se destacan las novedades introducidas en las nuevas versiones y aquellas relativas a cláusulas, procesos y actividades funcionales.

Parte 2: Requisitos – Donde se establece una comparativa entre las cláusulas nuevas y las modificadas.

Por favor, complete cada tabla en función de los datos obtenidos en la auditoría interna frente a los requisitos de las Normas ISO 9001: 2015 e ISO 14001:2015. No olvide completar las dos secciones antes de su Auditoría de transición y asegúrese de que están disponibles para su auditor en la reunión de apertura.

Puede descargar el documento en estos dos enlaces: Análisis_de_deficiencias_ISO9001_2015 o Análisis_de_deficiencias_ISO14001_2015

APOYO ADICIONAL

No olvide que estamos aquí para ayudarle durante todo el proceso de transición. Si usted tiene alguna duda o necesita ayuda, podemos ofrecerle:

  • Asesoramiento Técnico. Por favor llámenos al 979 701 912 para cualquier consulta que tenga.
  • Pre-evaluación / Análisis de deficiencias. Podemos proporcionarle una pre-evaluación o análisis de las carencias de su Sistema de Gestión de la Calidad para determinar el nivel de cumplimiento de su SGC con los requisitos de la nueva versión.
  • Documentos orientativos. Descargue conceptos claves en este link: CONCEPTOS CLAVES_NUEVA_9001 y guías en estos dos enlaces: GUÍA_CAMBIOS_NUEVA_9001  y  GUÍA_CAMBIOS_NUEVA 14001
  • Preguntas frecuentes. Las preguntas más frecuentes y respuestas de nuestros expertos en transición - aquí.
  • Formación. Para información más detallada sobre los cursos de formación relacionados con la transición, puede dirigirse a nuestra sección web desde aquí.

Si usted tiene alguna pregunta o simplemente quiere hablar con alguien acerca de su transición, no dude en contactarnos 979 701 912 o por correo electrónico a nuestro equipo dedicado en administracion@nqa.es.

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